E-signum est une application web sécurisée qui vise à faciliter le tamponnage et la numérotation de pièces en vue de leur communication à des tiers (avocats, juridictions, etc.). Elle permet principalement à ses utilisateurs de :
- personnaliser et générer un tampon numérique sur le modèle du cachet d’un avocat,
- téléverser des documents et les ordonner via une interface simple,
- apposer sur ces documents, de manière automatique, le cachet préalablement généré et une numérotation,
- télécharger les documents ainsi modifiés (les pièces) sous la forme d’un fichier PDF unique comprenant chaque pièce marquée par un signet ou d’un fichier PDF distinct par pièce, ainsi qu’un projet d’inventaire ou de bordereau de communication de pièces.
Oui.
L’application e-signum permet notamment de préparer des communications de pièces conformes aux dispositions de :
- l’article 5.5 du Règlement Intérieur National de la profession d’avocat (RIN) prévoyant que les pièces doivent être « numérotées, porter le cachet de l’avocat et être accompagnées d’un bordereau daté et signé par l’avocat »,
- l’article R. 414-3 du Code de Justice Administrative (CJA) dans sa rédaction issue du décret n° 2019-82 du 7 février 2019 applicable jusqu’au 31 décembre 2020, lequel prévoit qu’à peine d’irrecevabilité de la requête les pièces qui y sont jointes doivent, lorsqu’elles sont transmises sous la forme d’un fichier unique, chacune être « répertoriée par un signet la désignant conformément à l’inventaire » qui en est dressé,
- l’article R. 414-5 du Code de justice administrative dans sa rédaction issue du décret n° 2020-1245 du 9 octobre 2020 entrant en vigueur le 1er janvier 2021 et aux termes duquel « le requérant transmet chaque pièce par un fichier distinct, à peine d’irrecevabilité de la requête », étant précisé que chacun de ces fichiers doit « porte[r] un intitulé commençant par le numéro d’ordre affecté à la pièce qu’il contient par l’inventaire détaillé ».
Nous assurons une veille régulière avec des professionnels du droit, afin de garantir la conformité de l’application e-signum à l’évolution des règles légales, réglementaires et déontologiques relatives à la communication des pièces, ainsi qu’aux outils et pratiques des juridictions françaises et des avocats en la matière.
Oui, il est possible d’utiliser e-signum pour préparer des pièces à l’attention des juridictions civiles françaises.
Les pièces et le bordereau générés par e-signum peuvent être communiqués via le Réseau Privé Virtuel des Avocats (RPVA).
Nous attirons seulement votre attention sur le fait que, conformément aux dispositions de l’article 5.5 du Règlement Intérieur National de la profession d’avocat (RIN), le projet de bordereau devra être daté et signé par l’avocat après avoir été téléchargé pour pouvoir être valablement communiqué.
Par ailleurs, nous vous rappelons que le RPVA limite le volume des fichiers susceptibles d’être transmis à 4 Mo pour un envoi à une juridiction (10 Mo pour une transmission effectuée seulement à un autre avocat).
Oui, il est possible d’utiliser e-signum pour communiquer des pièces à l’attention des juridictions administratives françaises.
Les pièces et l’inventaire générés par e-signum peuvent notamment être communiqués via les services Télérecours et Télérecours citoyens.
Plus précisément e-signum gère notamment les signets, et ce conformément aux dispositions de l’article R. 414-3 du Code de Justice Administrative (CJA) dans sa rédaction issue du décret n° 2019-82 du 7 février 2019 et applicable jusqu’au 31 décembre 2020. E-signum permet également de télécharger chaque pièce dans un fichier PDF distinct, et ce conformément aux dispositions de l’article R. 414-5 du Code de justice administrative dans sa rédaction issue du décret n° 2020-1245 du 9 octobre 2020 entrant en vigueur le 1er janvier 2021.
Par ailleurs, nous vous rappelons que le service Télérecours limite le volume des fichiers susceptibles d’être transmis à 32 Mo.
Les fichiers PDF comprenant l’ensemble des pièces tamponnées et numérotées peuvent être imprimées en recto-verso à partir du périphérique sur lequel ils sont téléchargés.
Afin d’éviter que deux pièces différentes soient imprimées sur une même feuille, e-signum comprend un outil de pré-publication.
Cet outil permet de téléverser un fichier comprenant plusieurs pièces. L’impression recto-verso de ce fichier est ensuite optimisée en insérant une page blanche avant chaque pièce débutant sur une page paire. Le fichier optimisé pour l’impression peut ensuite être téléchargé sur votre périphérique et être imprimé depuis ce dernier.
Le bon fonctionnement de la pré-publication suppose que la première page de chaque pièce soit identifiée par un signet (ce qui est bien entendu le cas des dossiers générés par e-signum).
La pré-publication est accessible gratuitement et de manière illimitée à tous les utilisateurs ayant créé un compte, qu’ils bénéficient de la version d’essai ou qu’ils aient souscrit à des offres à l’unité ou à un abonnement Premium.
Les formats de fichier compatibles avec l’application e-signum sont les suivants :
- PDF,
- PDF/A,
- JPG ou JPEG,
- PNG.
Par ailleurs, pour pouvoir être traités par l’application, les fichiers ne doivent pas être protégés contre la modification ou par un mot de passe.
E-signum est une application web accessible à partir d’un navigateur à jour (Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera ou Safari) avec un périphérique disposant d’un accès internet (ordinateur, tablette, téléphone, etc.).
E-signum ne nécessite l’installation d’aucun autre logiciel et d’aucune autre application.
Oui, il existe une version d’essai d’e-signum accessible en créant gratuitement un compte utilisateur.
Celle-ci permet :
- d’utiliser l’outil d’optimisation des impressions recto-verso,
- de créer un tampon et de le télécharger (avec l’apposition d’un filigrane),
- de créer, au plus, 2 dossiers (avec apposition du tampon sans filigrane et numérotation des pièces).
Si vous souhaitez dépasser ces limitations et/ou télécharger un tampon sans filigrane, nous vous invitons à souscrire à un abonnement Premium ou aux offres à l’unité.
L’abonnement Premium (licence « Exercice individuel » ou licence « Cabinet ») est sans engagement.
Il est valable par périodes de 30 jours à compter du premier jour de l’abonnement, renouvelable par tacite reconduction.
Lorsque l’application n’est pas utilisée pendant l’une de ces périodes de 30 jours, le montant mensuel de l’abonnement Premium n’est pas dû.
À tout moment, l’abonnement Premium peut être résilié. Pour cela, il vous suffit d’accéder à votre profil utilisateur dans l’application, et de cliquer sur le bouton présent dans la section « Gestion du compte ».
L’abonnement Premium comprend deux licences :
- la licence « Exercice individuel », laquelle coûte 9,90 euros HT par mois d’utilisation, soit 11,88 euros TTC,
- la licence « Cabinet », laquelle coût 19,90 euros HT par mois d’utilisation, soit 23,88 euros TTC,
L’abonnement Premium est valable par périodes de 30 jours à compter du premier jour de l’abonnement, renouvelable par tacite reconduction. Lorsque l’application n’est pas utilisée pendant l’une de ces périodes de 30 jours, le montant mensuel de l’abonnement Premium n’est pas dû.
Non. L’abonnement Premium (licence « Exercice individuel » ou « Cabinet ») est valable par périodes de 30 jours à compter du premier jour de l’abonnement, renouvelable par tacite reconduction. Lorsque l’application n’est pas utilisée pendant l’une de ces périodes de 30 jours, le montant mensuel de l’abonnement Premium n’est pas dû.
La version d’essai gratuite accessible à tout utilisateur disposant d’un compte permet de créer un tampon et de le télécharger avec un filigrane.
Afin de télécharger un tampon sans filigrane, les utilisateurs ayant créé un compte peuvent :
- acheter 1 tampon via les offres à l’unité,
- souscrire à un abonnement Premium (licence « Exercice individuel » ou « Cabinet »), lequel permet de télécharger le tampon sans filigrane.
En l’état, l’application e-signum accepte de manière automatisée uniquement les paiements par carte bancaire.
Pour d’autres moyens de paiement, nous vous invitons à nous écrire en utilisant le formulaire de contact accessible via notre page d’accueil ou en nous adressant un courriel à l’adresse contact@e-signum.fr.
Lors de la première souscription à la licence « Exercice Individuel », le tampon associé au compte de l’utilisateur peut être modifié une fois. Une modification additionnelle peut être acquise en cours d’abonnement en souscrivant à l’offre à l’unité « 1 tampon ».
La licence « Cabinet » permet de gérer une bibliothèque de tampons. Lors de la souscription de la licence « Cabinet », la bibliothèque comprend deux tampons. Ce nombre peut être augmenté par l’utilisateur, sans pouvoir excéder 20, en souscrivant à l’offre à l’unité « 1 tampon ».
Oui.
Vous pouvez dépasser les limitations de la version d’essai gratuite, sans souscrire à un abonnement Premium, via nos offres à l’unité.
Ces offres permettent de générer :
- 1 dossier pour 0,99 euros HT,
- 5 dossiers, pour 3,99 euros HT,
- 1 tampon (sans filigrane) pour 2,99 euros HT.
Oui, la licence « Cabinet » peut être partagée entre plusieurs personnes rattachées à une même structure d’exercice.
Cette licence permet également de gérer une bibliothèque de tampons que l’utilisateur peut, à son choix, sélectionner lors du tamponnage de ses pièces.
Les factures afférentes à chaque prélèvement pour l’abonnement Premium ou pour les offres à l’unité sont disponibles sur votre espace personnel. Ces factures font notamment apparaître le prix hors taxe et la TVA.
Les documents téléversés sont stockés sur les serveurs d’e-signum sur des fichiers temporaires, et ce pour une durée d’au plus vingt-quatre (24) heures après l’exécution du script de l’application (nécessaire à l’ordonnancement, le tamponnage, la numérotation et la fusion des pièces par l’Application). Les documents sont ensuite définitivement supprimés.
Vos pièces tamponnées ainsi que le projet d’inventaire ou de bordereau afférent sont cryptés à la demande et accessibles uniquement par l’utilisateur. Ils sont stockés sur les serveurs d’e-signum jusqu’à leur téléchargement par l’utilisateur et, au maximum, pendant 10 minutes après l’exécution du script de l’application. Les pièces et le projet d’inventaire ou de bordereau sont ensuite définitivement supprimés.
Nous utilisons OVH pour nos serveurs. Ils sont basés en France.
Non. Afin d’assurer au mieux la parfaite confidentialité de vos pièces, nous avons rendu impossible cette fonctionnalité. Un utilisateur peut donc seulement télécharger une fois les pièces et le projet d’inventaire ou de bordereau qu’il a générés via e-signum.
Nous avons assorti ce mécanisme d’une protection supplémentaire : vous devez obligatoirement télécharger vos pièces et/ou le projet d’inventaire ou de bordereau afférent dans un délai de 10 minutes. À défaut, ces fichiers seront définitivement supprimés.
En revanche et pendant une durée d’au plus 24 heures à compter de la date à laquelle un dossier a été généré, vous pourrez accéder aux fichiers qu’il contient et le modifier, sans avoir à téléverser à nouveau vos pièces.
Vos pièces étant alors définitivement supprimés, vous devrez recommencer le processus de tamponnage. Mais rassurez-vous : grâce à e-signum, cette opération ne vous prendra que quelques instants !
L’application e-signum conserve uniquement sur ses serveurs les données suivantes pour chaque compte :
- les noms et prénoms renseignés par l’utilisateur,
- l’adresse e-mail renseignée par l’utilisateur,
- le mot de passe renseigné par l’utilisateur (crypté conformément aux derniers standards en matière de sécurité),
- les différents tampons générés par l’utilisateur (sous format d’images) et le texte figurant sur le dernier tampon généré par l’utilisateur,
- des données statistiques sur le nombre de modifications apportées au tampon, de dossiers créés et de pages tamponnées,
- les dates et heures de l’inscription, de chaque modification apportée au tampon et de chaque dossier créé par l’utilisateur,
- les options enregistrées par défaut par l’utilisateur,
- les fichier téléversés, ainsi que les options sélectionnées lors de leur téléversement, et ce pendant une durée d’au plus vingt-quatre (24 heures) à compter de la création ou, le cas échéant, de la modification du dossier afférent.
Par ailleurs, notre partenaire Stripe conserve les coordonnées bancaires de l’utilisateur et les factures afférentes si celui-ci a souscrit à un abonnement Premium et/ou à une ou plusieurs offres à l’unité.
À tout moment, l’utilisateur a accès à l’ensemble des données associées à son compte via la page d’accueil de celui-ci. L’utilisateur peut également en solliciter la communication par courriel à l’adresse rgpd@e-signum.fr ou en utilisant formulaire de contact accessible via notre page d’accueil.
En cas de suppression de compte, l’ensemble des données visées précédemment est définitivement supprimé, et ce à la seule exception des factures. Conformément à la législation, ces factures sont conservées par Stripe pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice fiscal au cours duquel elles ont été émises.
Vous pouvez écrire en utilisant le formulaire de contact accessible via le formulaire présent sur la page d’accueil de l’application, en nous adressant un courriel à l’adresse contact@e-signum.fr ou bien encore en nous contactant via le tchat.
